Электронная библиотека: как раздел «Мои документы» упрощает работу на портале поставщиков

Для участия в закупках предприниматели предоставляют сведения об организации, уставную документацию и другую необходимую информацию для заказчика. Чтобы цифровые копии всегда были под рукой, на портале поставщиков работает облачный сервис «Мои документы». В электронную библиотеку внесли уже около 30 тысяч документов. Эксперты столичного Департамента информационных технологий рассказали, как пользоваться этим инструментом, чтобы сделать работу на платформе закупок малого объема еще удобнее.

«Библиотека электронных документов на портале поставщиков оптимизирует для представителей бизнеса участие в закупках, экономит время на подготовку необходимой документации, дает возможность сотрудникам компании работать с единой базой файлов. В этом разделе пользователи хранят копии необходимых документов, шаблоны контрактов, лицензии, сертификаты, банковские гарантии, организационные файлы для специалистов и другую важную информацию. Пользоваться облачной библиотекой могут все сотрудники компании, при этом доступ к сервису возможен с разных устройств», — рассказал заместитель руководителя столичного Департамента информационных технологий Роман Урнышев.

Библиотека «Мои документы» располагается в правой части пользовательского меню. Для перехода туда необходимо выбрать подраздел «Документы». Для каждого файла доступны наименование, дата загрузки, тип и номер версии. Эти данные можно использовать для работы с платформой и поиска документов с помощью фильтров.

Кроме того, в разделе можно увидеть историю недавно использованных и просмотренных документов. Для удобства пользователей есть опция выбора файлов, которые автоматически будут прикрепляться к каждому пакету. Для этого достаточно отметить нужные флажком в столбце «По умолчанию».

При загрузке файла в библиотеку потребуется заполнить поля, которые помогут сориентироваться в версиях и при поиске. Пользователям необходимо ввести название и выбрать из списка подходящий тип, а также добавить номер и при необходимости примечание. Платформа поддерживает большую часть распространенных форматов: текстовые (doc, docx, pdf, txt, rtf), графические (png, jpeg, jpg, gif, tiff), табличные (xls, xlsx, yml), а также презентации в форматах ppt и pptx.

Сервис позволяет редактировать названия документов прямо на платформе. Чтобы убрать ненужные или устаревшие файлы, достаточно выделить их в общем реестре и нажать кнопку «Удалить» в меню сверху.

Портал поставщиков — это удобная платформа, с помощью которой предприниматели могут развивать свой бизнес, расширять его географию и работать с надежными заказчиками, в том числе государственными и муниципальными учреждениями. Для удобства пользователей и оптимизации закупочных процессов регулярно внедряются новые и дорабатываются существующие инструменты.

Портал был создан в 2013 году для автоматизации закупок малого объема. На данный момент на платформе работают более 330 тысяч поставщиков из России и заказчики из 40 регионов страны. Каталог продукции насчитывает более 2,8 миллиона уникальных наименований. Ежедневно с помощью ресурса заключается около 1,5 тысячи контрактов.

Портал поставщиков курирует столичный Департамент информационных технологий, а функциональным заказчиком является Департамент города Москвы по конкурентной политике. 

Использование цифровых технологий и искусственного интеллекта для повышения качества жизни горожан соответствует задачам национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и регионального проекта города Москвы «Цифровое государственное управление». Подробнее об этом и других нацпроектах, реализуемых в столице, можно узнать здесь.